Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinin 4’üncü fıkrası gereği olarak ‘Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğ ile’ belirlenmiş bulunmaktadır.
Sözü edilen bakanlıklar tarafından hazırlanarak 19 Aralık 2012 gün ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in amacı; gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirlemektir.
Tebliğ ile yapılan düzenleme uyarınca ‘Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanunu’na göre ikinci sınıf tüccarlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar ‘işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam edebilecekler. Mevcut kanuni düzenleme çerçevesinde gerçek ve tüzel kişi tacirler bundan böyle yevmiye defteri, envanter defteri ile defteri kebir (büyük defter) tutmakla yükümlü olup, ‘Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in geçici birinci maddesi ile öngörülen ikinci sınıf tüccar sayılanların yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına müsaade edilmiş olması’ istisnai bir düzenleme niteliğindedir.
Diğer yandan tacirler yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri yanında hukuki yapılarına göre ‘anonim’ ve ‘sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler’ pay defteri ile yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri de tutmak zorundadır. Bu bağlamda limited şirketler ise pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini tutmakla yükümlü kılınmışlardır.
Bir başka anlatımla limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirketin yönetimi ile ilgili olarak almak zorunda oldukları kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedebilecekleri gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutarak söz konusu bilgileri müdürler kurulu karar defterine de kaydedebilecekler.
Sözü edilen tebliğin 11’inci maddesinin 4 fıkrası uyarınca ‘Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler’ uygulanacak. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde deftere, karar tarihi ile karar sayısının, toplantıda hazır bulunanların, karar içeriğinin yazılması ve hazır bulunanların deftere ıslak imzalarının alınması gerekmektedir.
Diğer yandan tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılacak. Bu bağlamda da açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin aranması zorunlu hale getirilmiştir.
Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında yukarıda yazılı defterlerin açılış onaylarının ticaret sicili müdürlükleri tarafından yapılması mümkündür.
Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmayacak. Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunlu olup, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yeterli yaprakları bulunması koşuluyla izleyen hesap döneminde de açılış kaydı yaptırılmadan kullanılması mümkündür.
Onaya tabi olan defterlerin hesap dönemi içinde dolması halinde veya oluşan başka nedenlerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onaylarını yaptırmak zorundadırlar.
Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilecek. Yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayı belirtmek suretiyle şerh düşecek. Bu bağlamda da eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamayacak.
Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noter tarafından ‘görülmüştür’ ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur. Bu defterlerin kapanış kayıtlarının mart ayı sonuna kadar yapılması koşulu yanında, onay yenileme işleminin sözü edilen tebliğin 16’ncı maddesinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde yaptırılmasının uygulamada duraksama yaratacak bir özellik olarak dikkate alınması gerekmektedir.
Veysi SEVİĞ/ITO G./28.12.2012